Questions are great
but only if you know the answers

Frequently Asked Questions

We ship goods from the UK to customers based in different EU countries. Do I have to charge UK VAT or the VAT rate of the country I am sending the goods to? Can our sales be VAT zero rated? VAT rules are so complicated…

You are right. European VAT regulations are not easy to understand nor to apply. The correct VAT treatment will actually differ according to whether your clients are VAT registered businesses or private consumers.

Your sales may be VAT zero rated if your clients are registered for VAT in the countries of destination, but the conditions for VAT exemption are very strict. We of course are available to discuss this with you.

1. Can I recover the VAT charged by my suppliers?
   VAT is supposed to be neutral for businesses. It is more than likely that VAT charged by your suppliers will be refundable. We can study your supplier invoices and confirm with you in a short amount of time whether you will be able to claim a VAT refund.
2. How can I recover VAT paid on goods that I have imported?
   If your company is based in the UK, import VAT is refundable through HMRC. We can assist you with this if necessary.
3. What are the tax returns that need to be filed in each country?
   If your company sells goods locally to some EU countries (for example from a local warehouse), you may have to submit local VAT returns as well as possible other specific forms (other local taxes, levies on certain kinds of goods, WEEE, …). It is therefore very important to identify these countries and to analyse your flows of goods in order to fully answer this question.
4. Do I have to file Intrastat returns?
   Intrastat returns must be filed if your company ships goods from and to countries within the European Union and if local thresholds are exceeded. These thresholds are different in all EU countries. We can assist you should you need help analysing if this is necessary for your company.
5. How to be sure that my invoices are compliant with local rules?
   The only thing to do is to refer to the local invoice rules of the country. Some countries impose the obligation to indicate very specific statements on invoices. Simply inform us of the countries in which your company has been carryout business transactions and we will indicate which statements must be mentioned on your invoices.
6. Which VAT rate to apply?
   If your operations are subject to local VAT, it is important to apply the right VAT rate in order to avoid penalties. For some categories of goods, reduced or super reduced rates can apply. The goods concerned by these reduces rates are mainly food, beverages, energy, … It is therefore very important to be sure that your goods may benefit from reduced VAT rates.
7. Can I have a stock in Europe?
   Of course your company can hold a stock in Europe. Please however note that storing goods in EU Member States obliges you to respect local VAT regulations and possibly a local VAT registration.
8. Can I appoint a fiscal representative or a tax agent?
   You can appoint a tax agent in the countries where your company has business transactions. Please however ensure that the service provider you choose has the necessary knowledge and experience needed in cross border VAT. Always ask to receive written answers to your questions and check their financial statements.

Questions fréquemment posées

Nous livrons des biens depuis le Royaume-Uni à des clients basés dans différents pays membres de l’UE. Dois-je facturer la TVA britannique ou la TVA du pays où j’envoie les biens ? Nos ventes peuvent-elles être exemptées de TVA? Les règles de la TVA sont si complexes…

Vous avez raison. Les régulations européennes concernant la TVA ne sont pas faciles à comprendre et encore moins à appliquer. La bonne application de la TVA dépendra de si vos clients sont des entreprises immatriculées ou des particuliers.

Vos ventes peuvent être exemptées de TVA si vos clients sont immatriculés à la TVA dans le pays de destination, mais les conditions d’exemption de TVA sont très strictes. Nous sommes évidemment disponibles pour en discuter plus en détail avec vous.

Puis-je récupérer la TVA facturée par mes fournisseurs?

La TVA est censée être neutre pour les entreprises. Il est plus que probable que la TVA vous ayant été facturée soit récupérable. Nous pouvons étudier les factures éditées par vos fournisseurs et vous confirmer rapidement si oui ou non vous pouvez récupérer la TVA.

Comment puis-je récupérer la TVA sur les biens que j’ai importés ?

Si votre entreprise est basée au Royaume-Uni, la TVA est récupérable via HMRC. Nous pouvons vous fournir notre assistance en cas de besoin.

Quelles sont les déclarations de taxes qui doivent-être déposées dans chaque pays ?

Si votre entreprise vend des biens localement à des pays européens (par exemple, depuis une usine locale), il est possible que vous deviez déposer des déclarations de TVA ainsi que d’autres documents spécifiques (autres taxes locales, contributions ou cotisations sur certains types de produits, WEEE,…). Il est donc très important d’identifier ces pays et d’analyser vos flux de biens pour pouvoir répondre parfaitement à cette question.

Dois-je déposer la DEB?

La DEB doit être déposée si votre entreprise livre des biens depuis ou vers un pays membre de l’Union Européenne et si les seuils locaux sont dépassés. Ces seuils sont différents dans chaque pays de l’UE. Nous pouvons vous fournir notre assistance pour mener à bien une analyse approfondie de votre situation.

Comment s’assurer que nos factures respectent les normes locales?

La seule chose à faire est de se référer aux règles d’édition de factures du pays. Certains pays imposent d’indiquer des mentions très spécifiques sur les factures. Vous pouvez tout simplement nous informer des pays où votre entreprise effectue des transactions et nous vous indiquerons les informations qui doivent apparaître sur vos factures.

Quel taux de TVA appliquer?

Si vos opérations sont sujettes à la TVA locale, il est important d’appliquer le bon taux de TVA afin d’éviter les pénalités. Pour certaines catégories de biens, des taux intermédiaires ou réduits peuvent être applicables. Les biens généralement concernés par ces taux réduits sont principalement les produits alimentaires, les boissons, les énergies. Il est donc très important de savoir si vos biens peuvent bénéficier d’un taux de TVA réduit ou non.

Pouvons-nous avoir un stock en Europe?

Bien évidemment, votre entreprise peut posséder a stock en Europe. Veuillez tout de même noter que stocker des biens dans un pays membre de l'UE vous oblige à respecter réglementation liée à la TVA dans ce pays et vous devrez peut être vous immatriculer à la TVA dans ce pays.

Puis-je nommer un représentant fiscal ou un agent?

Vous pouvez nommer un tax agent dans les pays où votre entreprise effectue des opérations commerciales. Assurez-vous que le prestataire choisi possède l’expérience et les connaissances nécessaires relatives au traitement de la TVA à l’internationale. Demandez toujours des réponses écrites à vos questions et vérifiez leurs financial statements.