Ce qu'il faut savoir
L'Union Européenne travaille sur des règles pour rendre la facturation électronique (l'e-facturation) obligatoire dans le cadre du projet VIDA "VAT in the Digital Age". Pour l'instant, les avancées sont limitées à cause d'un manque de consensus entre les États membres. Néanmoins, en mars 2024, le parlement allemand a franchi un cap important en votant une loi rendant l'e-facturation obligatoire pour les entreprises basées en Allemagne. À l'approche de la date limite, il est essentiel que les entreprises se préparent et comprennent bien les implications de cette nouvelle législation.
Qu'est-ce qu'une facture électronique en Allemagne ?
La notion de facturation électronique allemande, et de format de e-facture allemand, est un document qui est émis, transmis et reçu dans un format électronique structuré. Cela permet le traitement électronique des factures, rationalisant les opérations et améliorant la précision et l'efficacité. Le format électronique structuré doit être conforme à la norme européenne pour la facturation électronique, basée sur le modèle de données CEN/TS 16931, ou il peut s'agir d'un format convenu bilatéralement entre l'émetteur et le destinataire, à condition qu'il soit interopérable et respecte les exigences de conformité à la TVA telles que stipulées dans l'article 14 de la loi allemande sur la TVA.
Plusieurs formats répondent à ces exigences, notamment :
- X-Rechnung : Un format établi pour la facturation dans le secteur public.
- ZUGFeRD-Rechnung : Est une abréviation allemande qui signifie "Guide utilisateur central pour l'échange de factures électroniques". Elle a été conçue pour améliorer l'interopérabilité entre les systèmes de facturation.
Quand l'e-facturation est-elle obligatoire ?
Lorsqu'il y a une vente entre deux entreprises établies en Allemagne.
Pour les transactions soumises à la TVA en Allemagne et qui ne sont pas exonérées en vertu de clauses spécifiques de la loi allemande sur la TVA.
Il existe des exceptions à cette règle :
Les factures traditionnelles (comme celles envoyées par e-mail, Word ou PDF) peuvent encore être utilisées si le fournisseur ou le destinataire n'est pas établi en Allemagne, si le destinataire est un consommateur privé (B2C), pour les petites factures ne dépassant pas 250 €, ou pour certains billets de transport de passagers.
Il est important de noter que certaines transactions, même si elles ne sont pas soumises à la TVA, telles que les factures de petits entrepreneurs, les services de voyage, les transactions en reverse charge, et les fournitures exonérées de TVA, ne sont pas éligibles aux exceptions.
Période transitoire
Pour l'obligation d'émettre des e-factures, une période de transition générale est prévue jusqu'à la fin de 2026. Les entreprises peuvent continuer à envoyer des factures traditionnelles tout au long de 2025 et 2026. De plus, les entreprises dont le chiffre d'affaires total ne dépasse pas 800 000 € en 2026 bénéficieront d'une période de transition prolongée jusqu'à la fin de 2027.
Actions requises en 2024
Alors que les entreprises se préparent aux exigences de facturation électronique obligatoires, plusieurs étapes techniques doivent être prises :
Calendrier de mise en œuvre
Les entreprises doivent s'assurer qu'elles sont en capacité de recevoir des e-factures à partir du 1er janvier 2025. Cela signifie qu'elles doivent fournir une adresse e-mail ou un autre moyen pour recevoir des factures électroniques de la part de leurs partenaires contractuels. Bien que les destinataires ne soient pas obligés de traiter automatiquement les e-factures dans leurs systèmes de comptabilité, ils doivent les archiver d'une manière qui permet leur présentation aux autorités fiscales, notamment lors des audits.
Solutions logicielles :
Les entreprises doivent investir ou mettre à niveau des solutions logicielles appropriées capables de créer, transmettre, recevoir, valider, visualiser et traiter automatiquement des e-factures.
Exigences à respecter :
D'ici le 1er janvier 2025, les entreprises doivent s'assurer qu'elles sont en mesure de recevoir des e-factures et qu'elles ont établi des pratiques d'archivage adéquates.
Bien qu'il n'y ait pas de nécessité immédiate de transition vers la facturation électronique avant fin de 2026, les entreprises devraient proactivement se préparer à la réception et au stockage des e-factures pour garantir la conformité avec la nouvelle législation.
